Company: Colas

Location: Toronto, ON

Job description: Version française ci-dessousCompany: McAsphalt Industries Limited
Job Title: Executive Assistant / Office Manager
Status: Full-time Permanent Position
Expected Start Date: As soon as possible
Location: 8800 Sheppard Avenue East, Scarborough, Ontario M1B 5R4
Reporting to: TBDAbout McAsphaltMcAsphalt is the industry leader in Canada specializing in asphalt products and services. Founded in 1970 by Leo McArthur and John Carrick, the company has since grown to over 500 employees spanning 26 terminals across Canada. McAsphalt offers a wide range of asphalt products, including emulsions, cutbacks, polymer-modified, performance-graded and roofing, and specialized transportation of those products by rail, land and water. Additionally, McAsphalt provides comprehensive services and technology solutions, encompassing paving, testing, research and development, engineering, and consulting.Position SummaryThe Executive Assistant/ Office Manager supports executives across all administrative functions, including travel coordination, meeting scheduling, expenses, upkeep of contacts and meetings notes as well as involvement with other ad hoc projects. The Executive Assistant/ Office Manager also manages the general administrative function and activities of McAsphalt’s Head Office.Main Duties and ResponsibilitiesExecutive Assistant

• Scheduling meetings, appointments, and events for executives, and ensuring their calendar is organized and up-to-date
• Assists in preparation for meetings, record meeting minutes, and complete follow-up activities, as requested
• Making Travel arrangements.
• Other duties as assigned by the President or the Senior Management Team

Office Manager

• Manages and supervises office staff, including front desk personnel
• Maintains office efficiency by planning and implementing office systems, layouts, and equipment procurement
• Manages office plan layouts and space assignment for Head Office and other major facilities
• Monitoring office supplies and ordering new stationery, furniture, appliances and electronics as required
• Liaises with facility management vendors, including cleaning, catering and security services
• Oversees office budget, including tracking expenses and optimizing costs where possible.

Required Qualifications

• 5 years of related work experience in generally comparable administrative functions
• Strong time-management skills and an ability to organize and coordinate multiple concurrent projects
• Excellent communication skills, both verbal and written
• Demonstrated ability to handle highly-sensitive and confidential information
• Ability to prioritize tasks and work efficiently in a fast-paced environment
• Highly skilled in Microsoft Office
• High school diploma; additional certification in Office Management is a plus

Preferred Qualifications:

• Bilingual in French and English an asset
• Customer service and project management background is preferred.
• At McAsphalt we work together to build a diverse, equitable, and inclusive culture that encourages, supports, and celebrates the voices of our employees.

The MCA AdvantageSAFETY is not a priority, it’s a VALUE at McAsphalt. Priorities can change by the minute; our values are set in stone! All of our employees are living the Goal Zero when it comes to safety. Not only do we provide you with the right PPE, we train you on all aspects of your job so you go home safe EVERYDAY! We have a full suite of health and dental BENEFITS and we match 100% of your contribution to your PENSION! We are present coast-to-coast in Canada and are part of the Colas Company family worldwide. We have exponential growth OPPORTUNITIES – just tell us where you want to go. We SUPPORT our employees and their families, in good and bad times, with our Employee Family Assistance Program. Accessible 24/7! Free and confidential – counselling for mental health, financial support, legal consultation, and more. We love to have FUN at work and work together to get the job done.Please visit our website to learn more!www.mcasphalt.comAt McAsphalt we work together to build a diverse, equitable, and inclusive culture that encourages, supports, and celebrates the voices of our employees.How to ApplyInterested candidates are asked to apply immediately by responding directly to this job posting by sending a copy of your resume and cover letter for this position.We thank all applicants for their interest, however, only those applicants selected for interviews will be contacted.English version aboveTitre du poste: Assistant(e) exécutif(ve) / Responsable de bureau
Statut: Poste permanent à temps plein
Date de début: Le plus tôt possible
Emplacement: 8800 Sheppard Avenue East, Scarborough, Ontario M1B 5R4
Relève de: À déterminerÀ propos de McAsphaltMcAsphalt est le leader de l’industrie au Canada spécialisée dans les produits et services liés à l’asphalte. Fondée en 1970 par Leo McArthur et John Carrick, l’entreprise compte depuis lors plus de 500 employés répartis dans 26 terminaux à travers le Canada. McAsphalt propose une large gamme de produits bitumineux, notamment des émulsions, des coupes, des produits modifiés aux polymères, des produits de rendement et des produits de toiture, ainsi que le transport spécialisé de ces produits par rail, terre et eau. De plus, McAsphalt fournit des services complets et des solutions technologiques, englobant le pavage, les essais, la recherche et le développement, l’ingénierie et le conseil.Résumé du posteL’assistant(e) exécutif (ve) /responsable de bureau soutient les cadres dans toutes les fonctions administratives, y compris la coordination des voyages, la planification des réunions, les dépenses, la tenue des contacts et des notes de réunions ainsi que la participation à d’autres projets ponctuels. L’assistant(e) exécutif (ve) /responsable de bureau gère également la fonction administrative générale et les activités du siège social de McAsphalt.Responsabilités et tâche principalesAssistant(e) exécutif (ve)

• Planifier des réunions, des rendez-vous et des événements pour la haute direction et s’assurer que leur calendrier est organisé et à jour
• Aider à la préparation des réunions, à la rédaction des procès-verbaux des réunions et à la réalisation des activités de suivi, sur demande
• Gérer les préparatifs de voyage
• Autres tâches assignées par le président ou l’équipe de haute direction

Responsable de bureau

• Gère et supervise le personnel de bureau, y compris le personnel de la réception
• Maintenir l’efficacité du bureau en planifiant et en mettant en œuvre les systèmes de bureau, les aménagements et l’achat d’équipement
• Gère l’aménagement des plans de bureau et l’attribution des espaces pour le siège social et d’autres installations majeures.
• Surveiller les fournitures de bureau et commander de nouveaux articles de papeterie, meubles, appareils électroménagers et électroniques selon les besoins
• Assure la liaison avec les fournisseurs de gestion des installations, y compris les services de nettoyage, de restauration et de sécurité
• Supervise le budget du bureau, y compris le suivi des dépenses et l’optimisation des coûts lorsque cela est possible.
• Autres tâches assignées par le président ou l’équipe de haute direction

Qualifications requises

• 5 ans d’expérience professionnelle connexe dans des fonctions administratives généralement comparables
• Solides compétences en gestion du temps et capacité à organiser et coordonner plusieurs projets simultanés
• Excellentes compétences en communication, tant verbale qu’écrite
• Capacité démontrée à traiter des informations hautement sensibles et confidentielles
• Capacité à prioriser les tâches et à travailler efficacement dans un environnement en évolution rapide
• Haute compétences de Microsoft Office
• Diplôme secondaire; une certification supplémentaire en Office Management est un plus

Qualifications préférables

• Bilinguisme en français et en anglais est un atout
• Expérience en service à la clientèle et en gestion de projet

L’Avantage MCALa SÉCURITÉ n’est pas une priorité, c’est une VALEUR chez McAsphalt. Les priorités peuvent changer de minute en minute, mais nos valeurs demeurent inébranlables ! Tous nos employés incarnent l’Objectif Zéro en ce qui concerne la sécurité. En plus de vous fournir l’équipement de protection adéquat, nous vous offrons une formation complète sur tous les aspects de votre travail afin que vous rentriez chez vous en toute sécurité CHAQUE JOUR ! Nous proposons une gamme complète d’AVANTAGES SOCIAUX en matière de santé et de soins dentaires et nous égalisons 100% contribution à votre PENSION. ! Avec une portée nationale d’un océan à l’autre au Canada et en tant que membre de la famille mondiale Colas, les OPPORTUNITÉS professionnelles sont infinies. Nous SOUTENONS nos employés et leurs familles, dans les bons comme dans les mauvais moments, grâce à notre programme d’aide aux employés et aux familles. Accessible 24h/24 et 7j/7 ! Gratuit et confidentiel – conseils en santé mentale, soutien financier, consultation juridique, et plus encore. Nous aimons nous AMUSER au travail et nous travaillons en équipe pour atteindre nos objectifs.Visitez notre site internet pour en savoir plus!www.mcasphalt.comChez McAsphalt, nous travaillons ensemble à la création d’une culture diversifiée, équitable et inclusive qui encourage, soutient et célèbre les voix de nos employés.Comment postulerLes personnes intéressées sont invitées à postuler immédiatement en répondant directement à cette offre d’emploi et en envoyant une copie de leur CV et une lettre de motivation pour ce poste.Nous remercions tous les candidat(e)s pour leur intérêt, cependant, seuls les candidat(e)s sélectionné(e)s pour des entretiens seront contacté(e)s.
McAsphalt Industries Limited is hiring an Executive Assistant / Office Manager for their location in Scarborough, Ontario. The role involves providing administrative support to executives, managing office staff, overseeing office efficiency and budget, and maintaining office systems. The ideal candidate should have strong time-management and communication skills, experience in office management, and be proficient in Microsoft Office. Bilingualism in French and English is an asset. McAsphalt values safety, offers benefits, supports employees and their families, and provides growth opportunities. Interested candidates should apply by sending their resume and cover letter.

L’entreprise McAsphalt Industries Limited recrute un(e) Assistant(e) exécutif(ve) / Responsable de bureau pour son emplacement à Scarborough, en Ontario. Le rôle consiste à fournir un soutien administratif aux cadres, à gérer le personnel de bureau, à superviser l’efficacité et le budget du bureau, et à maintenir les systèmes de bureau. Le candidat idéal devrait avoir de solides compétences en gestion du temps et en communication, de l’expérience en gestion de bureau, et être compétent dans Microsoft Office. Le bilinguisme en français et en anglais est un atout. McAsphalt valorise la sécurité, offre des avantages, soutient les employés et leurs familles, et offre des opportunités de croissance. Les candidats intéressés doivent postuler en envoyant leur CV et leur lettre de motivation.
Job Description

Title: Administrative Assistant

Location: Toronto, ON

Salary: $45,000 – $50,000 a year

Our company is seeking an organized and detail-oriented Administrative Assistant to join our team in Toronto. The ideal candidate will have excellent written and verbal communication skills, strong computer proficiency, and the ability to multitask in a fast-paced environment.

Responsibilities:
– Answer and direct phone calls
– Manage and organize office files and documents
– Schedule appointments and meetings
– Assist with data entry and record keeping
– Prepare reports and presentations
– Provide general administrative support to staff and clients

Qualifications:
– High school diploma or equivalent
– Previous administrative experience is an asset
– Proficient in Microsoft Office Suite
– Excellent communication and time management skills
– Strong attention to detail and accuracy

If you are a motivated individual who enjoys working in a team environment, we encourage you to apply for this exciting opportunity. Please submit your resume and cover letter for consideration.

Expected salary:

Job date: Wed, 20 Mar 2024 23:16:05 GMT