Company: Colas

Location: Toronto, ON

Job description: Version française ci-dessousCompany: McAsphalt Industries Limited
Job Title: Executive Assistant / Office Manager
Status: Full-time Permanent Position
Expected Start Date: As soon as possible
Location: 8800 Sheppard Avenue East, Scarborough, Ontario M1B 5R4
Reporting to: TBDAbout McAsphaltMcAsphalt is the industry leader in Canada specializing in asphalt products and services. Founded in 1970 by Leo McArthur and John Carrick, the company has since grown to over 500 employees spanning 26 terminals across Canada. McAsphalt offers a wide range of asphalt products, including emulsions, cutbacks, polymer-modified, performance-graded and roofing, and specialized transportation of those products by rail, land and water. Additionally, McAsphalt provides comprehensive services and technology solutions, encompassing paving, testing, research and development, engineering, and consulting.Position SummaryThe Executive Assistant/ Office Manager supports executives across all administrative functions, including travel coordination, meeting scheduling, expenses, upkeep of contacts and meetings notes as well as involvement with other ad hoc projects. The Executive Assistant/ Office Manager also manages the general administrative function and activities of McAsphalt’s Head Office.Main Duties and ResponsibilitiesExecutive Assistant

• Scheduling meetings, appointments, and events for executives, and ensuring their calendar is organized and up-to-date
• Assists in preparation for meetings, record meeting minutes, and complete follow-up activities, as requested
• Making Travel arrangements.
• Other duties as assigned by the President or the Senior Management Team

Office Manager

• Manages and supervises office staff, including front desk personnel
• Maintains office efficiency by planning and implementing office systems, layouts, and equipment procurement
• Manages office plan layouts and space assignment for Head Office and other major facilities
• Monitoring office supplies and ordering new stationery, furniture, appliances and electronics as required
• Liaises with facility management vendors, including cleaning, catering and security services
• Oversees office budget, including tracking expenses and optimizing costs where possible.

Required Qualifications

• 5 years of related work experience in generally comparable administrative functions
• Strong time-management skills and an ability to organize and coordinate multiple concurrent projects
• Excellent communication skills, both verbal and written
• Demonstrated ability to handle highly-sensitive and confidential information
• Ability to prioritize tasks and work efficiently in a fast-paced environment
• Highly skilled in Microsoft Office
• High school diploma; additional certification in Office Management is a plus

Preferred Qualifications:

• Bilingual in French and English an asset
• Customer service and project management background is preferred.
• At McAsphalt we work together to build a diverse, equitable, and inclusive culture that encourages, supports, and celebrates the voices of our employees.

The MCA AdvantageSAFETY is not a priority, it’s a VALUE at McAsphalt. Priorities can change by the minute; our values are set in stone! All of our employees are living the Goal Zero when it comes to safety. Not only do we provide you with the right PPE, we train you on all aspects of your job so you go home safe EVERYDAY! We have a full suite of health and dental BENEFITS and we match 100% of your contribution to your PENSION! We are present coast-to-coast in Canada and are part of the Colas Company family worldwide. We have exponential growth OPPORTUNITIES – just tell us where you want to go. We SUPPORT our employees and their families, in good and bad times, with our Employee Family Assistance Program. Accessible 24/7! Free and confidential – counselling for mental health, financial support, legal consultation, and more. We love to have FUN at work and work together to get the job done.Please visit our website to learn more!www.mcasphalt.comAt McAsphalt we work together to build a diverse, equitable, and inclusive culture that encourages, supports, and celebrates the voices of our employees.How to ApplyInterested candidates are asked to apply immediately by responding directly to this job posting by sending a copy of your resume and cover letter for this position.We thank all applicants for their interest, however, only those applicants selected for interviews will be contacted.English version aboveTitre du poste: Assistant(e) exécutif(ve) / Responsable de bureau
Statut: Poste permanent à temps plein
Date de début: Le plus tôt possible
Emplacement: 8800 Sheppard Avenue East, Scarborough, Ontario M1B 5R4
Relève de: À déterminerÀ propos de McAsphaltMcAsphalt est le leader de l’industrie au Canada spécialisée dans les produits et services liés à l’asphalte. Fondée en 1970 par Leo McArthur et John Carrick, l’entreprise compte depuis lors plus de 500 employés répartis dans 26 terminaux à travers le Canada. McAsphalt propose une large gamme de produits bitumineux, notamment des émulsions, des coupes, des produits modifiés aux polymères, des produits de rendement et des produits de toiture, ainsi que le transport spécialisé de ces produits par rail, terre et eau. De plus, McAsphalt fournit des services complets et des solutions technologiques, englobant le pavage, les essais, la recherche et le développement, l’ingénierie et le conseil.Résumé du posteL’assistant(e) exécutif (ve) /responsable de bureau soutient les cadres dans toutes les fonctions administratives, y compris la coordination des voyages, la planification des réunions, les dépenses, la tenue des contacts et des notes de réunions ainsi que la participation à d’autres projets ponctuels. L’assistant(e) exécutif (ve) /responsable de bureau gère également la fonction administrative générale et les activités du siège social de McAsphalt.Responsabilités et tâche principalesAssistant(e) exécutif (ve)

• Planifier des réunions, des rendez-vous et des événements pour la haute direction et s’assurer que leur calendrier est organisé et à jour
• Aider à la préparation des réunions, à la rédaction des procès-verbaux des réunions et à la réalisation des activités de suivi, sur demande
• Gérer les préparatifs de voyage
• Autres tâches assignées par le président ou l’équipe de haute direction

Responsable de bureau

• Gère et supervise le personnel de bureau, y compris le personnel de la réception
• Maintenir l’efficacité du bureau en planifiant et en mettant en œuvre les systèmes de bureau, les aménagements et l’achat d’équipement
• Gère l’aménagement des plans de bureau et l’attribution des espaces pour le siège social et d’autres installations majeures.
• Surveiller les fournitures de bureau et commander de nouveaux articles de papeterie, meubles, appareils électroménagers et électroniques selon les besoins
• Assure la liaison avec les fournisseurs de gestion des installations, y compris les services de nettoyage, de restauration et de sécurité
• Supervise le budget du bureau, y compris le suivi des dépenses et l’optimisation des coûts lorsque cela est possible.
• Autres tâches assignées par le président ou l’équipe de haute direction

Qualifications requises

• 5 ans d’expérience professionnelle connexe dans des fonctions administratives généralement comparables
• Solides compétences en gestion du temps et capacité à organiser et coordonner plusieurs projets simultanés
• Excellentes compétences en communication, tant verbale qu’écrite
• Capacité démontrée à traiter des informations hautement sensibles et confidentielles
• Capacité à prioriser les tâches et à travailler efficacement dans un environnement en évolution rapide
• Haute compétences de Microsoft Office
• Diplôme secondaire; une certification supplémentaire en Office Management est un plus

Qualifications préférables

• Bilinguisme en français et en anglais est un atout
• Expérience en service à la clientèle et en gestion de projet

L’Avantage MCALa SÉCURITÉ n’est pas une priorité, c’est une VALEUR chez McAsphalt. Les priorités peuvent changer de minute en minute, mais nos valeurs demeurent inébranlables ! Tous nos employés incarnent l’Objectif Zéro en ce qui concerne la sécurité. En plus de vous fournir l’équipement de protection adéquat, nous vous offrons une formation complète sur tous les aspects de votre travail afin que vous rentriez chez vous en toute sécurité CHAQUE JOUR ! Nous proposons une gamme complète d’AVANTAGES SOCIAUX en matière de santé et de soins dentaires et nous égalisons 100% contribution à votre PENSION. ! Avec une portée nationale d’un océan à l’autre au Canada et en tant que membre de la famille mondiale Colas, les OPPORTUNITÉS professionnelles sont infinies. Nous SOUTENONS nos employés et leurs familles, dans les bons comme dans les mauvais moments, grâce à notre programme d’aide aux employés et aux familles. Accessible 24h/24 et 7j/7 ! Gratuit et confidentiel – conseils en santé mentale, soutien financier, consultation juridique, et plus encore. Nous aimons nous AMUSER au travail et nous travaillons en équipe pour atteindre nos objectifs.Visitez notre site internet pour en savoir plus!www.mcasphalt.comChez McAsphalt, nous travaillons ensemble à la création d’une culture diversifiée, équitable et inclusive qui encourage, soutient et célèbre les voix de nos employés.Comment postulerLes personnes intéressées sont invitées à postuler immédiatement en répondant directement à cette offre d’emploi et en envoyant une copie de leur CV et une lettre de motivation pour ce poste.Nous remercions tous les candidat(e)s pour leur intérêt, cependant, seuls les candidat(e)s sélectionné(e)s pour des entretiens seront contacté(e)s.
McAsphalt Industries Limited is seeking an Executive Assistant/Office Manager for a full-time permanent position. The role involves supporting executives with administrative functions and managing the general administrative activities of the Head Office. The ideal candidate will have 5 years of related administrative experience, excellent communication skills, and be highly skilled in Microsoft Office. Bilingualism in French and English is preferred. McAsphalt offers a diverse and inclusive culture and values safety as a top priority. Interested candidates are encouraged to apply by submitting their resume and cover letter.
Job Description

Position: Administrative Assistant

Location: Vancouver, BC

Salary: $18 – $22 per hour

We are looking for a reliable and resourceful individual to join our team as an Administrative Assistant. The ideal candidate will be responsible for providing administrative support to ensure efficient operation of the office. They will handle a variety of tasks to support the office staff and managers.

Key Responsibilities:
– Answer and direct phone calls
– Organize and schedule appointments
– Write and distribute email, correspondence memos, letters, faxes, and forms
– Assist in the preparation of regularly scheduled reports
– Develop and maintain a filing system
– Order office supplies and research new deals and suppliers

Requirements:
– Proven experience as an administrative assistant or office admin assistant
– Proficiency in MS Office (MS Excel and MS PowerPoint, in particular)
– Excellent time management skills and the ability to prioritize work
– Attention to detail and problem-solving skills
– Excellent written and verbal communication skills
– Strong organizational skills with the ability to multi-task

If you are a proactive individual with strong administrative skills, we would love to hear from you. Please apply with your resume and cover letter.

Expected salary:

Job date: Thu, 21 Mar 2024 03:14:43 GMT